Cómo mejorar los procesos mediante la transformación digital

La transformación digital no se trata solo de implementar tecnologías digitales. Su objetivo debería ser cambiar fundamentalmente la forma en que opera la empresa, haciendo que las oportunidades que ofrece la tecnología formen parte del ADN nuevo y mejorado de la empresa. Sin embargo, durante un cambio tan importante, es fácil preocuparse por las nuevas y sofisticadas herramientas digitales y olvidar que los procesos internos también deben transformarse.

La falta de optimización de los procesos internos suele ser la razón por la que las empresas no duran. Por otro lado, mejorar los procesos a través de la transformación digital puede ayudar a su empresa de múltiples formas:

• Descubrir puntos débiles en el flujo de trabajo,
• Ser más eficiente y controle mejor el presupuesto,
• Aprovechar los datos y minimizar el desperdicio.

Tiene que conectar las ideas de negocio y las personas que las implementan con los procesos que siguen para realizar una transformación digital completa y agregar valor a tu negocio.

Mapear el proceso

Cualquier transformación debe comenzar examinando el estado actual de los procesos estratégicos de la empresa con el objetivo de automatizarlos y simplificarlos eventualmente. Una idea es iniciar la consultoría de transformación digital con la fase de descubrimiento de productos, durante la cual mapeamos los procesos internos del cliente.

El simple hecho de mapear los procesos puede permitir a la empresa descubrir puntos ciegos de los que no eran conscientes y realizar pequeños cambios que tendrán un gran impacto. El mapeo es una herramienta visual que puede permitir a todos en la empresa ver el desarrollo del proceso y aclarar por qué es necesaria la transformación. Gracias a la información detallada del cliente, podemos proponer un plan paso a paso que demuestra cómo se verían idealmente los procesos.

Automatizar

Las empresas llevan muchos años aprovechando la automatización, pero sigue siendo una de las principales tendencias en transformación digital para 2020, ya que la tecnología sigue mejorando gracias al potencial de crecimiento exponencial de la Inteligencia Artificial.

Ahora no solo puede hacer que los procesos sean más eficientes mediante la introducción de scripts que siguen comandos predefinidos, sino que también puede hacerlos flexibles, ya que los robots “aprenden” continuamente sobre las tareas que están realizando.

Estas innovaciones ya se están implementando ampliamente en las operaciones de back-end, como la generación de informes, el procesamiento de facturas y la recopilación de datos. Eliminan las tareas más mundanas y pueden procesar datos cada vez más complejos. También existe un gran potencial para automatizar las funciones de cara al cliente. Los procesos como la incorporación de clientes, la correspondencia con los clientes e incluso las ventas se pueden mejorar mediante la automatización.

Mejorar la comunicación

La transformación digital es un programa de gestión del cambio y debe tratarse como tal. Aquí no se puede subestimar la importancia de tener una conversación con los empleados sobre los próximos cambios en su empresa. Es importante habilitar los canales de comunicación para permitir que la información fluya en ambos sentidos para que todos puedan sentirse escuchados. Los canales tradicionales cara a cara siguen siendo tan importantes como siempre, pero los digitales también han demostrado ser clave recientemente.

La crisis del COVID-19 ha demostrado lo crucial que es que el trabajo remoto sea eficiente a largo plazo. Las empresas que estaban preparadas para hacer el cambio de la oficina a remoto manejaron mejor la crisis y podrían salir de ella aún más fuertes que antes.

La comunicación digital resultó ser un elemento importante en su éxito. Cuando los equipos no están juntos en la oficina, la necesidad de una comunicación digital transparente y fácilmente manejable se vuelve crucial. Introduzca herramientas digitales, desde software de mensajería y herramientas de informes hasta aplicaciones de gestión de proyectos. Esto aliviará a los empleados de las demoras debido a la falta de comunicación, los largos intercambios de correos electrónicos y les permitirá concentrarse en trabajos más valiosos. Para una mejor colaboración y conectividad, todas las personas de la empresa deben utilizar las mismas herramientas de comunicación, y también deben poder buscarse fácilmente.

Introducir la gobernanza de datos

El gobierno de datos es un conjunto de soluciones que permiten a las organizaciones administrar sus datos. Le ayuda a utilizar los datos que ya tiene de formas que antes no era posible.

Hace que los datos estén mejor organizados y fácilmente accesibles, lo que permite a los usuarios encontrar rápidamente la información necesaria. La gobernanza de datos también incluye seguimiento y análisis que muestran qué datos se están utilizando y cómo.

Toda transformación digital debe incluir la digitalización de los datos de una empresa y hacer que se puedan buscar a través de metadatos. La gobernanza de datos hace que el flujo de trabajo en su organización sea más transparente y eficiente en el tiempo.

¿Cómo empezar?

La digitalización holística transformará los procesos en su organización, enfocándose en aquellos que impulsan el desempeño y beneficiarán significativamente a toda la empresa.

En GBSYS, ayudamos a las empresas a embarcarse en sus viajes de transformación digital mientras seguimos la misma mentalidad para mejorarnos continuamente.  Si está listo para hablar sobre lo que podemos hacer por su empresa, envíenos un mensaje.